WKR vanaf 2015 verplicht

Met ingang van 1 januari 2015 wordt voor ondernemers met personeel de Werkkostenregeling (WKR) verplicht. Sinds 1 januari 2014 mocht er al vrijwillig gebruik gemaakt worden van de werkkostenregeling. Sindsdien zijn er echter een aantal wetswijzigingen doorgevoerd die ook vanaf 1 januari 2015 gelden.

Wijzigingen werkkostenregeling per 1 januari 2015

• Het percentage van de vrije ruimte gaat omlaag van 1,5% naar 1,2% van het totale fiscale loon.
• Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
• Korting op producten uit eigen bedrijf is onder voorwaarden vrijgesteld (20%).
• Het onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek.
• Er hoeft nog maar 1 keer per jaar worden getoetst of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, in plaats van per aangiftetijdvak.
• De eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte mag op concernniveau worden berekend en betaald.

Omdat bovenstaande opsomming nogal abstract is, voegen we hieronder een stukje uit de nieuwsbrief loonheffingen van de Belastingdienst in om e.e.a. te verduidelijken. Uiteraard kun je met ons contact opnemen om vragen te stellen.

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Per 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

• de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
• u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
• uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van de voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt.

Als uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.

Noodzakelijk

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt onder meer in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en het dus duidelijk moet zijn dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van uw werknemer, dan bent u hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor uw rekening.

Voorbeeld

Een dagbladjournalist die bij u in dienst is, heeft bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen. Als u hem 1 tablet en 1 telefoon verstrekt, levert dit geen discussie op. Maar als u hem een laptop, tablet en mobiele telefoon verstrekt, kunnen wij u om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van de hulpmiddelen. Stelt u dat uw werknemer efficiënter werkt door deze hulpmiddelen, maar zijn wij niet overtuigd? Dan moeten wij bewijzen dat niet alle hulpmiddelen noodzakelijk zijn. Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het tot nu toe gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening die alleen bijdraagt aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeft namelijk niet noodzakelijk te zijn.

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voorbeelden van gereedschap zijn: het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.

Vaste kostenvergoedingen

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid

U bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat u het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor u een cafetariaregeling hebt afgesproken met uw werknemer. Bij een cafetariaregeling bepaalt uw werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. U bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen. Als u niet gebruikmaakt van een cafetariaregeling en dus bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen. Ook mag uw werknemer een duurder model kiezen als hij een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als u aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval hebt u dus de bewijslast.

Voorbeeld

Een commissaris vraagt u een iPad en een Google Glass te verstrekken voor zijn werk. U moet beoordelen of deze voorzieningen gebruikelijk en noodzakelijk zijn voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. Voor het werk van een commissaris is een iPad niet ongebruikelijk en kan deze dus noodzakelijk zijn. Voor een Google Glass geldt dat niet.

Korting op producten uit eigen bedrijf is onder voorwaarden vrijgesteld

Voor korting op producten uit uw eigen bedrijf geldt vanaf 2015 een gerichte vrijstelling. Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:

• De producten zijn niet branchevreemd.
• De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer.
• De kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan € 500.

Komt u boven het maximum van € 500 uit, dan kunt u het deel dat uitkomt boven het maximum aanwijzen als eindheffingsloon. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt. Komt u niet boven het maximum van € 500 uit, dan mag u het niet-gebruikte deel van de vrijstelling niet doorschuiven naar een volgend jaar. Als u in 2014 gebruikmaakt van de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen, mag u het eventueel niet-gebruikte deel van de vrijstelling in 2014 niet doorschuiven naar 2015. Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook vrijgesteld als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Deze regeling geldt ook als de korting wordt gegeven door een met u verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:

• een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft
• een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever
• een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever

Onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek

Alles wat u binnen de werkkostenregeling aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, is loon. Maar een aantal voorzieningen is op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Als u voor deze voorzieningen een vergoeding in geld betaalt of de voorziening aan uw werknemer verstrekt (de werknemer wordt eigenaar), dan is er sprake van een belaste vergoeding of verstrekking. Per 1 januari 2015 maakt het voor een aantal voorzieningen niet meer uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Bovendien is de eis vervallen dat de arbovoorziening alleen op de werkplek gebruikt mag worden. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Het gaat om de volgende voorzieningen:

• arbovoorzieningen op de werkplek
• arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring)
• hulpmiddelen die ook buiten de werkplek gebruikt kunnen worden en die uw werknemer voor 90% of meer zakelijk gebruikt

U mag 1 keer per jaar toetsen of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, in plaats van per aangiftetijdvak

Per 1 januari 2015 is het bepalen en toetsen van de vrije ruimte eenvoudiger. U mag 1 keer per jaar toetsen of u boven de vrije ruimte uitkomt, in plaats van per aangiftetijdvak. Aan het einde van het kalenderjaar berekent u dan het totale fiscale loon van uw werknemers over het lopende jaar. Op basis van het fiscale loon berekent u de vrije ruimte en toetst u of u de vrije ruimte hebt overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. Als u de eindheffing al in het lopende kalenderjaar hebt betaald en u er achteraf achter komt dat u te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, dan corrigeert u dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 1e tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt.

U mag de eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte op concernniveau berekenen en betalen

De eindheffing van de werkkostenregeling wordt tot 2015 per werkgever berekend. Per 1 januari 2015 mag u deze eindheffing ook op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen opnemen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die de concernonderdelen aanwijzen als eindheffingsloon, zet u uiteindelijk af tegen de totale vrije ruimte van het concern. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt. U moet uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar beslissen of u de concernregeling wilt toepassen.

Wanneer is er sprake van een concern?

U kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Er is sprake van een concern als:

• u een belang van ten minste 95% in een andere werkgever hebt
• een andere werkgever een belang van ten minste 95% in u heeft
• een andere werkgever een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95% in een derde werkgever

Let op!

Een samenhangende groep inhoudingsplichtigen is niet altijd een concern.

De werkgever met het hoogste fiscale loon betaalt de eindheffing

Als u de concernregeling toepast, geldt de regeling voor alle concernonderdelen die het hele kalenderjaar een concern vormen. De werkgever met het hoogste totale fiscale loon neemt de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze. Om te bepalen welke werkgever het hoogste totale fiscale loon heeft, vergelijkt u het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende werkgevers. U telt per werkgever ook het loon mee over het voorgaande kalenderjaar dat in het lopende kalenderjaar wordt betaald. Loon over het lopende kalenderjaar dat pas in het volgende kalenderjaar wordt betaald, telt u niet mee. Bij toepassing van de concernregeling legt u per deelnemer de volgende gegevens vast:

• de naam en het loonheffingennummer
• het totaal van het fiscale loon
• een overzicht van alle vergoedingen en verstrekkingen waarvoor de deelnemer gebruikmaakt van de vrije ruimte
• een berekening van de te betalen loonbelasting op concernniveau en de naam van de deelnemer die de belasting aangeeft en betaalt

Meer informatie

Meer informatie over de werkkostenregeling vindt u op www.belastingdienst.nl/wkr.